Администрации Перми удалось сократить время на оказание муниципальной услуги «Выдача документов (единого жилищного документа, копии финансово-лицевого счета, справок и иных документов)». Ее гражданам предоставляет муниципальное казенное учреждение «Управление муниципальным жилищным фондом города Перми». Оно соблюдает административный регламент, утвержденный постановлением администрации города Перми от 26.06.2017 № 485. Раньше данный документ предусматривал выдачу документов в срок до 10 календарных дней. Это не устраивало горожан. Поэтому администрация приняла решение реализовать проект по сокращению срока оказания муниципальной услуги до одного рабочего дня.
Чтобы граждане получали документы быстрее, потребовалось упростить процедуру их выдачи. Эту работу администрация провела в пять этапов.
1. Анализ процедуры предоставления муниципальной услуги.
2. Разработка плана оптимизации порядка предоставления услуги.
3. Актуализация данных в информационной системе.
4. Организация оказания услуги в многофункциональных центрах Перми.
5. Оценка результатов реализации проекта.
Шаг 1. Проанализировали процедуру оказания муниципальной услуги
Чтобы разобраться, как учреждение предоставляет услугу по выдаче документов жилищного учета, администрация получила ответы на четыре вопроса.
1. Как сотрудники учреждения принимают заявления о выдаче документов и сколько времени тратят на их рассмотрение?
2. Откуда они берут информацию для справки?
3. Кто подписывает справку?
4. Как учреждение ведет учет выданных справок?
На заметку: Администрация города Перми проводит экспертизу всех муниципальных услуг в том числе через контрольные закупки. Это помогает оптимизировать процесс предоставления услуг, повысить их качество и доступность
Выяснилось, что процесс оказания услуги выглядел так.
1. По заявлению гражданина или юридического лица специалист учреждения сначала формировал справку через информационную систему. В ней находятся сведения о муниципальном жилищном фонде, нанимателях и членах их семей, а также о расчетах, связанных с использованием жилья.
2. Полученные данные работник учреждения перепроверял по картотеке. Карточки были бумажными.
3. Специалист вручную формировал справку на компьютере и передавал ее на подпись уполномоченному лицу.
4. Учреждение вело учет справок в электронном журнале.
Стало понятно, что процедура неоправданно сложная. Работники, по сути, подготавливали справку дважды: сначала в информационной системе, а потом в текстовом редакторе. При этом услуга по выдаче документов жилищного учета очень востребованна. Жители Перми обращаются за ней около 40 тыс. раз в год.
На заметку: Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата — 15 минут (ст. 2.11 постановления № 485)
Шаг 2. Разработали план оптимизации порядка оказания услуги
На основе проведенного анализа сотрудники администрации составили план оптимизации порядка оказания услуги по выдаче документов жилищного учета. План включал в себя решение трех задач.
1. Дополнить и актуализировать базу данных по учету жилых помещений муниципального жилищного фонда.
2. Дать гражданам возможность получать услугу не только непосредственно в Управлении муниципальным жилищным фондом, но и в МФЦ.
3. Оптимизировать процесс взаимодействия управления с гражданами.
Шаг 3. Доработали информационную систему
Самой сложной задачей стала доработка информационной системы, чтобы она могла формировать справки в автоматическом режиме. К тому же сведения в системе пришлось актуализировать и дополнить. К началу реализации проекта она содержала лишь часть данных, которые нужны для формирования справок.
Доработка информационной системы заняла около полугода. Сотрудники учреждения осуществляли ее как вручную, так и с помощью информационных технологий. Наполнение информационной системы на первоначальном этапе потребовало дополнительных трудозатрат. Сотрудники сверяли данные системы с информацией:
- из бумажных архивов;
- Росреестра;
- органов МСУ, которые принимают решение о приватизации и расприватизации жилых помещений.
2 рабочих дня — срок оказания услуги, если заявителю нужно более 50 справок
Когда информационная система заработала в полном объеме, необходимость использовать бумажные карточки и формировать справку дважды отпала. Сотрудник вводит данные для поиска нужной информации, и система выдает готовую справку. Ее можно тут же распечатать для заявителя.
Шаг 4. Организовали передачу муниципальной услуги в МФЦ
Чтобы разгрузить Управление муниципальным жилищным фондом и ускорить выдачу справок, к предоставлению услуги решили подключить многофункциональные центры. Идея заключалась в том, чтобы такой центр не выступал в качестве посредника между гражданином и учреждением, а выдавал необходимые документы самостоятельно. Для этого нужно было связать между собой две информационные системы — МФЦ и управления.
Теперь процедура получения документа через многофункциональный центр выглядит так.
1. Гражданин подает в МФЦ заявление о предоставлении услуги по выдаче справки.
2. На основании заявления специалист центра формирует в своей информационной системе запрос в муниципальное учреждение.
3. Запрос из МФЦ поступает в информационную систему Управления муниципальным жилищным фондом.
4. Информационная система учреждения автоматически формирует результат, который тут же отражается в системе МФЦ.
5. Специалист МФЦ распечатывает справку, заверяет ее печатью, подписью и выдает гражданину.
На схеме ниже мы показали, насколько проще стала процедура выдачи справки.
Чтобы запустить процесс оказания муниципальной услуги полностью через МФЦ, понадобился примерно год. Это время ушло на доработку информационной системы, принятие нормативных актов и иные мероприятия.
Шаг 5. Оценили результаты деятельности
В результате реализации проекта срок оказания муниципальной услуги сократился. Гражданам не нужно ждать 10 дней: справку можно получить за 1 рабочий день. Исключение — случаи, когда заявителю нужно более 50 таких справок. На их оформление у чиновников есть два рабочих дня.
Заявители могут обращаться за справками не только в Управление муниципальным жилищным фондом, но и в многофункциональные центры. Услугу оказывают в пяти МФЦ, расположенных в разных районах города.
Благодаря реализации проекта удалось разгрузить сотрудников МКУ «Управление муниципальным жилищным фондом» и упростить процедуру выдачи справок. Высвободившихся специалистов учреждение задействовало в более сложной работе — реализации национальных проектов.
