Как должностным лицам МСУ совершать нотариальные действия в 2020 году

С 23 февраля 2020 года действует новая инструкция для должностных лиц МСУ, которые выполняют функции нотариуса. Расскажем о положениях этого документа. Затем предложим пошаговый алгоритм для должностного лица, которое совершает нотариальные действия. В конце статьи — образец доверенности с пояснениями.

Кто вправе совершать нотариальные действия

Должностное лицо МСУ вправе совершать нотариальные действия, если в поселении или населенном пункте нет нотариуса. Речь идет о населенном пункте на межселенной территории либо в составе муниципального или городского округа. При этом населенный пункт не является административным центром округа. Нотариальные действия допустимы в отношении граждан, зарегистрированных по месту жительства или месту пребывания в поселении или населенном пункте, и юрлиц, зарегистрированных на их территории.

Документ: Минюст утвердил новую инструкцию приказом от 07.02.2020 № 16. Старая инструкция, утвержденная приказом Минюста от 06.06.2017 № 97, утратила силу

По старой инструкции совершать нотариальные действия могли только главы администраций и должностные лица МСУ поселений и муниципальных районов на своих территориях. Кто имеет право выполнять функции нотариуса по новой инструкции, посмотрите в таблице тише.

Глава поселения совершает нотариальные действия, если уставами муниципального района и поселения — административного центра района предусмотрено образование районной администрации, которая исполняет полномочия администрации этого поселения.

Сообщите о должностных лицах, исполняющих функции нотариуса, в территориальный орган Минюста. Также разместите информацию о них на стендах в помещениях органа МСУ и на его официальном сайте.

Какие должностные лица теперь имеют право выполнять функции нотариуса

Где	Кто имеет право совершать нотариальные действия
В поселении	Глава администрации поселения и (или) уполномоченное должностное лицо администрации поселения
В населенном пункте на межселенной территории	Глава администрации муниципального района и (или) уполномоченное должностное лицо администрации района
В населенном пункте, входящем в состав муниципального или городского округа и не  являющемся его административным центром	Уполномоченное должностное лицо администрации муниципального или городского округа

Какие нотариальные действия вправе совершать должностные лица МСУ

На заметку: Исключение — доверенности на распоряжение недвижимым имуществом, его отчуждение, аренду, залог, наем, безвозмездное пользование, передачу в доверительное управление

Перечень нотариальных действий, которые вправе совершать должностное лицо МСУ, стал меньше. Новая инструкция разрешает:

— удостоверять доверенности; 
— принимать меры по охране наследственного имущества путем производства описи наследственного имущества; 
— заверять копии документов и выписки из них; 
— заверять подписи на документах; 
— удостоверять сведения о лицах в случаях, предусмотренных законодательством РФ; 
— удостоверять факт нахождения гражданина в живых; 
— удостоверять тождественность подписи инвалида по зрению, проживающего на территории поселения или муниципального района, факсимильному воспроизведению его подписи; 
— удостоверять факт нахождения гражданина в определенном месте; 
— удостоверять тождественность гражданина лицу, изображенному на фотографии; 
— удостоверять равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе; 
— удостоверять время предъявления документов; 
— удостоверять равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу.

Для справки:

Кому выдавать сведения и документы о совершении нотариальных действий

Перечень случаев, когда должностное лицо МСУ вправе выдать сведения и документы о совершении нотариальных действий, не изменился. Сведения и документы может получить лицо, от имени или по поручению которого чиновник совершил нотариальное действие. Также выдавайте их:

— по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами; 
— запросам органа, осуществляющего государственную регистрацию юрлиц и ИП, в связи с государственной регистрацией; 
— требованию судебных приставов — исполнителей в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов; 
— запросам органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги и исполняющих государственные и муниципальные функции; 
— запросам нотариусов в связи с совершаемыми нотариальными действиями.

Должностные лица МСУ не вправе совершать нотариальные действия на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своих супругов, их и своих близких родственников.

Важная деталь: Должностное лицо МСУ не вправе для совершения нотариальных действий выезжать за пределы территории своего поселения, муниципального, городского округа или муниципального района

По новой инструкции орган МСУ не вправе:

— удостоверять завещания; 
— удостоверять доверенности на распоряжение недвижимым имуществом; 
— управлять наследственным имуществом, в том числе удостоверять завещательные распоряжения и наследственные договоры, создавать наследственные фонды.

Как совершить нотариальное действие

Чтобы совершить нотариальное действие, рекомендуем придерживаться алгоритма из 10 шагов.

Шаг 1. Установите личность гражданина

Удостоверить личность можно не только по внутреннему паспорту, но и по другим документам, которые указаны в пункте 12 инструкции. Например, гражданин может предъявить загранпаспорт, военный билет, дипломатический или служебный паспорт, удостоверение беженца.

В реестре регистрации нотариальных действий запишите название документа, удостоверяющего личность, его серию и номер, дату выдачи, а также наименование органа, выдавшего документ. Возвратите документ гражданину. Копию себе не оставляйте.

Шаг 2. Проверьте дееспособность гражданина, правоспособность юрлица, полномочия их представителей

Если вас просят удостоверить доверенность, проверьте дееспособность физических лиц, участвующих в совершении нотариального действия. Если речь идет о юридическом лице, проверьте его правоспособность и полномочия его представителя.

Дееспособность гражданина возникает в полном объеме по достижении им 18 лет (п. 1 и 2 ст. 21 ГК). При вступлении в брак до достижения 18 лет гражданин приобретает дееспособность в полном объеме со времени вступления в брак. Несовершеннолетний, достигший 16 лет, может быть дееспособным, если он работает по трудовому договору или с согласия родителей занимается предпринимательской деятельностью. Дееспособным несовершеннолетний объявляется по решению органа опеки и попечительства или суда.

Правоспособность юрлица возникает с момента, когда в ЕГРЮЛ внесли сведения о его создании. Правоспособность прекращается в момент, когда сведения об этом появились в реестре (п. 3 ст. 49 ГК).

На заметку: Если представитель юрлица действует по доверенности, недостаточно предъявить только ее. Потребуйте договор между представителем и юрлицом либо решение общего собрания (п. 4 ст. 185 ГК)

Представитель юридического лица подтверждает свои полномочия выпиской из ЕГРЮЛ. Также он может представить учредительные документы юридического лица. Подойдут и документы, подтверждающие избрание или назначение на должность: протокол общего собрания, протокол заседания правления, приказ о назначении.

Шаг 3. Отложите совершение нотариального действия, если есть основания

Нотариальное действие можно отложить, чтобы:

— истребовать дополнительные сведения от физических и юридических лиц; 
— направить запрос заинтересованным лицам, которые могут возражать против совершения действия; 
— направить документы на экспертизу.

Отложить нотариальное действие можно не более чем на месяц со дня, когда вы зафиксировали это решение в постановлении. Если заинтересованное лицо оспаривает в суде право или факт, за удостоверением которого обратилось другое лицо, отложите нотариальное действие на срок не более 10 дней.

На заметку:

Когда ответить заявителю отказом

Откажитесь совершать нотариальное действие, если:

— его совершение противоречит законодательству; 
— его вправе совершить только нотариус либо должностное лицо МСУ другого поселения, муниципального, городского округа или муниципального района; 
— доверенность не соответствует требованиям законодательства РФ; 
— с просьбой о совершении действия обратился недееспособный гражданин, либо представитель, не имеющий полномочий, либо гражданин, не имеющий регистрации по месту жительства или пребывания; 
— документы, представленные для совершения действия, не соответствуют требованиям законодательства; 
— факты, изложенные в документах, представленных для совершения нотариального действия, не подтверждены в законном порядке.

Вынесите постановление об отказе в 10 — дневный срок со дня, когда к вам обратились.

Шаг 4. Подготовьте нотариальный документ

Нотариальный документ на бумажном носителе не должен иметь подчисток, приписок, зачеркнутых слов и других исправлений. Текст документа должен быть легко читаемым. Суммы, числа и сроки должны быть обозначены хотя бы один раз словами.

В тексте нотариально удостоверяемого документа для физлица укажите Ф. И. О., дату и место рождения, гражданство, пол, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего личность, страховой номер индивидуального лицевого счета, адрес места жительства.

На заметку: В строках, которые вы заполнили не до конца, поставьте прочерки

В документе для юрлица должны быть его полное наименование, ИНН, государственный регистрационный номер, дата госрегистрации, наименование органа, осуществившего регистрацию, код причины постановки на учет, адрес постоянно действующего исполнительного органа или иного органа либо лица, имеющих право действовать от имени юрлица без доверенности.

Если документ состоит из нескольких листов, скрепите их и пронумеруйте. Составьте запись о количестве прошитых листов. Например: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью десять листов». Эту запись заверьте подписью должностного лица МСУ и оттиском печати органа МСУ.

Шаг 5. Поставьте на документе подписи

Содержание доверенности или документа, подпись на которых вы заверяете, зачитайте заявителю вслух. Попросите заявителя поставить подпись в вашем присутствии. Затем распишитесь в документе сами и поставьте печать органа МСУ. Если документ электронный, используйте усиленную квалифицированную электронную подпись.

Шаг 6. Зарегистрируйте нотариальное действие

Все нотариальные действия, совершаемые должностными лицами МСУ, регистрируются в реестре регистрации нотариальных действий. Его бланк утвержден приказом Минюста от 27.12.2016 № 313 (форма № 1.1). Заполняйте его шариковой ручкой синего, голубого или фиолетового цвета.

На заметку: Выписки из реестра выдаются по письменному заявлению лиц, от имени или по поручению которых были совершены нотариальные действия

В наименовании реестра вместо слова «нотариуса» поставьте слова «должностных лиц МСУ». Ф. И. О. должностного лица МСУ не указывайте. Вместо наименования нотариальной конторы или нотариального округа укажите наименование вашего поселения или населенного пункта и муниципального или городского округа. Каждому нотариальному действию присвойте отдельный порядковый номер.

Шаг 7. Примите оплату госпошлины или нотариального тарифа

За совершение нотариальных действий должностное лицо местного самоуправления взимает госпошлину. Ее ставки указаны в статье 333.24 НК. Так, если вы удостоверили доверенность на совершение сделки, госпошлина составит 200 руб. Не забудьте о льготах (подп. 11, 12 п. 1 ст. 333.35, ст. 333.38 НК). Например, инвалиды I и II групп уплачивают лишь половину госпошлины независимо от вида нотариального действия.

Шаг 8. Выдайте свидетельство или сделайте удостоверительную надпись

Документ: Формы нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей утверждены приказом Минюста от 27.12.2016 № 313

Удостоверительная надпись доказывает, что все изложенное в документе соответствует законодательству. Нотариальное свидетельство выдается в подтверждение какого-либо права или факта. И то и другое должно содержать подпись должностного лица МСУ и оттиск печати. Также в свидетельствах и надписях нужно указывать номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре регистрации нотариальных действий.

В свидетельствах и удостоверительных надписях вместо слова «нотариус» и наименования нотариальной конторы или нотариального округа указывайте полное наименование должности должностного лица МСУ. Если нотариальное действие совершил не глава администрации, укажите реквизиты приказа о наделении должностного лица полномочиями на совершение нотариальных действий.

Текст надписи может быть напечатан или четко написан от руки. Подчистки в нем недопустимы. Можно использовать штамп с текстом надписи.

Шаг 9. Выдайте один экземпляр документа заявителю

Один экземпляр оформленного в нотариальном порядке документа выдайте заявителю. Другой передайте на хранение в дела органа МСУ. В делах хранятся экземпляры нотариально удостоверенных:

Рекомендация: Используйте образец доверенности с подсказками (см. ниже)

— завещаний (до 1 сентября 2019 года); 
— договоров о передаче наследственного имущества на хранение (до 1 сентября 2019 года); 
— документов о принятии мер по управлению наследственным имуществом; 
— актов описи наследственного имущества; 
— договоров доверительного управления (до 1 сентября 2019 года); 
— свидетельств; 
— доверенностей (по просьбе лиц, обратившихся за удостоверением доверенностей).

Если заявитель потеряет удостоверенный документ, вы сможете выдать дубликат на основании экземпляра, который хранится в делах органа МСУ.

Шаг 10. Направьте сведения в нотариальную палату региона

Направляйте сведения об удостоверении и отмене доверенностей в нотариальную палату региона. Эту информацию внесут в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Направьте сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью отправителя. Срок — пять рабочих дней со дня совершения нотариального действия.