— Николай Николаевич, с чего начиналась работа по внедрению бережливых технологий в деятельность администрации города?
Правительство нашего региона приняло концепцию «Бережливый регион» в Ханты-Мансийском автономном округе — Югре и план мероприятий по ее реализации. Концепция предполагала внедрение технологий бережливого производства в том числе в исполнительных органах МСУ муниципальных образований региона, чтобы повысить эффективность их деятельности, качество принимаемых решений.
В 2018 году мы создали в администрации города комитет по внедрению технологий бережливого производства. В его состав вошли заместители главы, руководители структурных подразделений администрации и казенных учреждений, обеспечивающих деятельность администрации, под председательством главы города.
— Чем занимается комитет?
Его главной задачей стала организация процессов внедрения технологий бережливого производства в деятельность администрации города. Комитет:
- подготавливает планы внедрения технологий бережливого производства;
- рассматривает проекты и предложения по улучшению, поступившие от сотрудников структурных подразделений администрации, подведомственных учреждений;
- собирает и обрабатывает информацию, связанную с вопросами бережливого производства;
- принимает в пределах своей компетенции решения, обязательные для исполнения сотрудниками и служащими, по вопросам внедрения бережливых технологий;
- контролирует выполнение планов по внедрению технологий бережливого производства.
— Бережливые технологии были внедрены во всех структурных подразделениях администрации?
Да, но не сразу, а постепенно. Сначала на заседании комитета были определены пилотные структурные подразделения администрации города для внедрения бережливых технологий. Ими стали управление экономики, управление инвестиционной деятельности и развития предпринимательства администрации города и муниципальное казенное учреждение «Управление обеспечения деятельности органов местного самоуправления».
В 2019 году мы запустили пилотный проект «Внедрение принципов бережливого производства в процессах деятельности управления экономики и управления инвестиционной деятельности и развития предпринимательства Администрации города Когалыма». Опыт, наработанный при реализации проекта, был распространен на все структурные подразделения администрации города.
— Какие направления деятельности вы выбрали для внедрения бережливых технологий?
В рамках проекта были определены шесть пилотных процессов (подпроектов), которые предстояло реализовать.
1. Повышение эффективности разработки, согласования и утверждения нормативно-правовых актов.
2. Повышение эффективности процесса подготовки отчета о ходе реализации муниципальных программ в городе Когалыме.
3. Повышение эффективности процесса подготовки к совещаниям.
4. Повышение эффективности процесса реализации финансовой поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства.
5. Построение процесса мониторинга показателей инвестиционной привлекательности в городе и управления ими.
6. Внедрение системы «5С» и корпоративной культуры.
— Расскажите об основных этапах реализации проекта.
Для каждого процесса мы подготовили и утвердили устав. В уставах определили роли и зоны ответственности исполнителей, сформировали эскизы карт пилотных процессов. Подготовили план сбора данных, провели инструктаж для сотрудников, определили целевые показатели по пилотным процессам.
По всем выбранным направлениям были выявлены значительные проблемы и потери в рабочих процессах. Специалисты структурных подразделений администрации, участвующих в проекте, проанализировали эти проблемы и предложили свои варианты улучшения каждого из процессов. Промежуточные отчеты с предложениями были представлены на заседании комитета. Он и утвердил планы мероприятий по улучшению всех пилотных процессов.
НА ЗАМЕТКУ:
Как администрация подготовила служащих и сотрудников муниципалитета к переходу на новые методы работы
В рамках программы «Бережливый регион» сотрудники администрации Когалыма научились внедрять процессы бережливого производства. Они изучили основные методы бережливого управления, получили теоретические знания о ценностях и ресурсных потерях в деятельности администрации. В ходе практических занятий учились создавать карты текущего состояния рабочих процессов, выявлять резервы для экономии ресурсов методом анализа данных и формировать карты будущего состояния процессов. Обучение прошли 62 работника администрации города. Это 28 процентов от всего состава.
Для обмена опытом администрация организовала выездные встречи своих служащих с представителями предприятий, которые уже внедрили технологии бережливого производства. Например, с представителями ОАО «Когалымнефтегеофизика». Эта компания уже более 10 лет руководствуется принципами бережливого производства.
— Почему для внедрения бережливых технологий вы выбрали сферу разработки, согласования и утверждения нормативно-правовых актов?
Сфера муниципального правотворчества требовала качественно нового подхода к решению проблем. Процесс разработки, согласования и утверждения муниципальных НПА был долгим и сложным. В нем участвовали 30 человек. При этом сохранялся бумажный документооборот. На всех этапах согласования было большое количество возвратов. Наличие данных проблем приводило к снижению производительности труда.
— Что изменили в этом процессе и какого результата достигли?
Были реализованы мероприятия по внедрению электронного документооборота с настройкой опции «ЭП и шифрование». Сотрудники и служащие начали заверять документы, в том числе письма и служебные записки, электронными подписями.
Были разработаны шаблоны нормативных правовых актов с закрепленными областями. Создано единое информационное пространство с доступом к шаблонам. Благодаря настройке одновременного просмотра файлов ознакомиться с проектом нормативного правового акта могут сразу несколько сотрудников.
Реализованные мероприятия позволили сократить трудоемкость процесса на 184 тыс. человеко-часов и уменьшить бумажный документооборот на 637 тыс. листов в год. Время на создание и согласование проектов НПА удалось сократить в среднем на 25 процентов.
— Расскажите, как вы повысили эффективность процесса подготовки к совещаниям с помощью бережливых технологий.
Мы исходили из существующих проблем. Некоторые участники совещаний у нас не работали с электронной почтой. Из-за этого существовала проблема неполной явки приглашенных участников. Много времени и бумаги уходило на подготовку и распечатку материалов и документов. Фактическое время подготовки к совещаниям составляло 7–9 рабочих дней.
После анализа всех этих проблем мы решили:
- настроить почтовую программу Outlook у всех приглашаемых на совещания участников;
- организовать рассылку уведомлений о предстоящих совещаниях;
- разработать стандарт проведения совещания;
- разработать чек-лист для мониторинга подготовки к проведению совещания;
- разработать шаблон презентации.
Стандартизация помогла нам сократить затраты времени на подготовку к совещаниям в два раза. Сегодня сотрудники имеют понятный алгоритм действий и максимально упрощенную процедуру подготовки к совещаниям.
— Что изменилось в процессе подготовки аналитического отчета о ходе реализации муниципальных программ?
Процесс подготовки отчета был очень трудоемким. Отсутствовала единая форма подачи данных. Много времени уходило на уточнение информации в разных структурных подразделениях администрации. Чтобы снизить затраты и упростить процедуру, мы:
- разработали матрицу распределения ролей и ответственности в процессе;
- создали шаблон аналитического отчета о реализации муниципальных программ;
- разработали инструкцию по заполнению этого шаблона;
- разработали единую унифицированную форму отчета для внесения в нее данных всеми участниками процесса.
В результате количество ошибок и возвратов снизилось в два раза. Настолько же сократились трудоемкость процесса проверки отчетов и время на их подготовку.
— Расскажите о внедрении системы «5С» и корпоративной культуры.
Название «5С» обозначает последовательные шаги по внедрению системы на рабочем месте.
Шаг 1. Сортировка — четкое разделение предметов на рабочем месте на нужные и ненужные по критерию частоты их применения.
Шаг 2. Соблюдение порядка. Надо предусмотреть для каждого предмета легкодоступное место.
Шаг 3. Содержание рабочего места в чистоте. Своевременная и постоянная уборка.
Шаг 4. Стандартизация процедуры, которая обеспечивает поддержание результатов внедрения системы «5С».
Шаг 5. Совершенствование порядка. Воспитание привычки всегда точно выполнять установленные правила.
— Но чистота и порядок сами по себе не повышают результативность работы. В чем же эффект от применения системы «5С»?
Работать среди разбросанных, пусть и нужных, вещей неэффективно и вредно для здоровья. Беспорядок утомляет, человек быстро устает, ему приходится отвлекаться на десятки мелких деталей. Это снижает концентрацию внимания и производительность труда. Поддержание чистоты и порядка помогает:
- исключить потерю вещей и времени на поиск нужного предмета;
- сократить число ошибок из-за невнимательности;
- улучшить атмосферу на рабочих местах и взаимоотношения участников процесса;
- повысить концентрацию внимания.
— Каких результатов удалось достигнуть благодаря внедрению системы «5С»?
Мы организовали кабинеты на принципах «5С», создали стандарт организации рабочих мест, стандарт корпоративной культуры и общения, положение по вовлечению персонала в процесс улучшений, а также сформировали элементы корпоративного стиля.
Провели конкурс по организации рабочего пространства в соответствии со стандартами системы «5С» в двух номинациях: «Лучший кабинет» и «Лучшее рабочее место». При оценке учитывалась чистота рабочих поверхностей столов, тумб, шкафов. Другие критерии — систематизация и визуализация документов и электронного пространства, наличие на рабочем столе кувертки, исправность техники в кабинете, наличие идентификации и визуализации информации, а также применение методов контроля оперативной деятельности. В рамках конкурса участники не только навели порядок на рабочих местах, но и отсортировали 300 кг макулатуры.
— Как удалось вовлечь в процесс улучшений всех служащих и сотрудников муниципалитета?
Людей удалось вовлечь в том числе благодаря организации конкурса «Самый инновационный сотрудник». Его проведение предусматривалось положением о предложениях по улучшению в администрации города Когалыма. Участников конкурса оценивали по критериям креативности, практичности предложений, возможности распространить их на все структурные подразделения администрации.
Подведение итогов конкурса состоялось на заседании комитета по внедрению технологий бережливого производства. Победители получили материальное поощрение и дипломы.
Инициативы победителей конкурса по рационализации труда были внедрены в деятельность администрации. Сейчас мы проводим конкурс уже на постоянной основе.
— В реализации проекта принимают участие бюджетные учреждения?
Да. Полученный опыт реализации пилотных процессов сегодня тиражируется не только во всех структурных подразделениях местной администрации, но и в муниципальных казенных учреждениях города. Бережливые технологии внедряют в управлениях:
- обеспечения деятельности органов местного самоуправления;
- жилищно-коммунального хозяйства;
- капитального строительства.
В этих учреждениях также были проанализированы проблемы, возникающие в работе сотрудников, рассмотрены вопросы удовлетворенности и вовлеченности персонала. Реализация проекта позволила освоить и распространить элементы культуры бережливости.
Учреждения смогли организовать рабочее пространство по системе «5С» и начали применять инструменты «бережливого офиса». Минимизировали бумажный документооборот путем автоматизации процессов, ликвидировали дублирующие функции. Это позволило упростить ряд рабочих процессов и сократить трудозатраты.
Реализация проекта показала, что ситуацию в сфере муниципального управления можно улучшить с помощью бережливых технологий, которые уже более 20 лет успешно используют власти Сингапура, Великобритании, США, Японии и других стран.
