Администрация Южно-Сахалинска одной из первых в России начала процесс цифровой трансформации, в ходе которого были оптимизированы и автоматизированы основные рабочие процессы в муниципалитете. Это позволило сократить время и усилия сотрудников администрации на выполнение повседневных функций. В условиях, когда бюджетные средства ограниченны, а задач становится только больше, наращивать штат и привлекать новых специалистов невозможно. Единственный выход — более эффективно использовать внутренние ресурсы: улучшать качество кадров, снимать с муниципалитета лишние функции и оптимизировать то, что осталось.
1200 основных рабочих функций были преобразованы в процессы и процедуры, описаны для дальнейшей самостоятельной работы муниципалитета по их оптимизации и автоматизации. 225 значимых рабочих процессов и процедур вошли в прикладной план цифровой трансформации на ближайшие годы. Остальные были оптимизированы и автоматизированы. 614 сотрудников муниципалитета прошли обучение по направлению «Бережливый умный город» и основам цифровой трансформации. Администрация города смогла провести эти мероприятия в условиях ковидных ограничений, соблюдая все меры безопасности.
Проект администрации Южно-Сахалинска «Подготовка к цифровой трансформации муниципалитета» занял второе место на федеральном конкурсе профессионального управления проектной деятельностью «Проектный Олимп». Свой опыт комплексного подхода к цифровой трансформации администрация представила также на всероссийском форуме «Умный город».
На заметку: Зачем муниципалитету цифровая трансформация
Цифровая трансформация помогает упростить систему взаимодействия граждан с органами власти. Она предполагает не только трансформацию всех сфер деятельности местной администрации и совершенствование городских сервисов, но и изменение правил и культуры работы муниципальных служащих.
Цифровая трансформация системы муниципального управления предусмотрена федеральным проектом «Цифровое государственное управление». Это часть национального проекта «Цифровая экономика». Он предполагает:
- переход к оказанию большинства государственных и муниципальных услуг онлайн;
- автоматизацию до 90 процентов межведомственного документооборота;
- внедрение сквозных платформенных решений.
Чему обучили сотрудников муниципалитета
В администрации Южно-Сахалинска работают более 600 человек, в подведомственных ей учреждениях — несколько тысяч. Мы понимали, что быстро перестроить их деятельность не получится. Надо было предварительно объяснить сотрудникам, зачем нужна цифровая трансформация, и обучить их новым правилам работы. На Сахалин прилетела специальная команда из госкорпорации «Русатом Инфраструктурные решения». Она обучила наших сотрудников основам бережливых технологий, рассказала о способах оптимизации рабочих процессов.
На заметку: Дизайн-мышление используется для решения задач в самых разных областях: от инженерных разработок и организационных процессов до научных исследований и бизнес-идей
Подготовка к цифровой трансформации Южно-Сахалинска проводилась на основе методологии Lean Smart City — разработки компании «Русатом Инфраструктурные решения». Она включает в себя системный анализ процессов, выявление и сокращение временных и финансовых потерь, перевод процессов в целевое состояние, а затем и в электронный вид.
В ходе первых встреч специалисты муниципалитета познакомились с методологией дизайн-мышления. Его главной особенностью, в отличие от аналитического мышления, является не критический анализ, а творческий процесс, в котором самые неожиданные идеи ведут к лучшему и оптимальному решению проблемы.
Обучение велось около полугода в нескольких потоках. Оно проходило до оптимизации рабочих процессов и после нее. Было опасение, что в условиях пандемии обучающие мероприятия замедлятся. Но этого не произошло. В целях безопасности мы выстроили новую систему обучения в небольших группах, в том числе онлайн. Обучающая стратегическая сессия проходила в разных помещениях с небольшим количеством обучающихся в каждом. Все помещения объединяла видео-конференц-связь.
Как организовали рабочую команду для цифровой трансформации
На заметку: Уровень компетенции оценивали по балльной системе
Мы провели анкетирование обученных специалистов, чтобы отобрать тех, кто будет непосредственно участвовать в цифровой трансформации. Все обученные сотрудники должны были заполнить две анкеты. Первая помогла выявить тех, кто хотел быть в составе экспертной группы, которой предстояло непосредственно заниматься цифровой трансформацией. Вторая — оценить уровень компетенции для работы в составе этой группы.
По итогам анкетирования мы отобрали около 100 сотрудников из разных отраслей. В экспертную группу вошли 30 из них. Эти специалисты и занялись подготовкой к цифровой трансформации: участвовали в анализе рабочих процессов, их оптимизации и автоматизации.
Как провели инвентаризацию и оптимизацию рабочих функций
Команда, которая проводила цифровую трансформацию, составила перечни обязательных и факультативных полномочий органа МСУ. Сопоставила должностные обязанности каждого сотрудника с полномочиями органа, закрепленными в законе. Затем команда провела инвентаризацию основных функций муниципалитета и их оптимизацию. В ходе оптимизации мы исключили лишние и дублирующие процедуры и операции, а оставшиеся автоматизировали. Это помогло значительно сократить потери времени, снизить себестоимость рабочих процессов и повысить их качество. Благодаря автоматизации части функций увеличилось число цифровых сервисов в администрации города.
ПРИМЕР 1. Мы оптимизировали предоставление муниципальной услуги «Получение разрешения на проведение земляных работ». Раньше юридическим и физическим лицам, а также ИП приходилось самостоятельно обращаться во множество согласующих органов. Некоторые из этих органов даже брали деньги с заявителей за свои услуги. И лишь затем можно было подать документы в департамент городского хозяйства.
Мы оптимизировали и упростили этот процесс. Теперь человеку достаточно подать нам заявление о получении разрешения на проведение земляных работ. Администрация сама перенаправляет заявление и документы в различные, в том числе подведомственные, организации. Согласование происходит через межведомственную систему электронного взаимодействия без участия заявителя. Раньше на получение разрешения на проведение земляных работ уходил месяц, теперь — всего лишь неделя.
Благодаря новым технологиям изменения произошли и в дорожной сфере.
1 неделя — время, за которое теперь можно получить разрешение на проведение земляных работ. Раньше на это уходил целый месяц
ПРИМЕР 2. Чтобы выявить проблемы на дорогах, раньше администрация Южно-Сахалинска отправляла сотрудника департамента общественной безопасности и контроля обследовать территорию. Он фотографировал места, где скопились грязь или снег, появились выбоины, припарковались на газонах автомобилисты. Затем сотрудник полдня разбирался со снимками и заносил их в базу вручную. Многое приходилось отбраковывать из-за неполноты данных: например, если не было информации о нарушителе — владельце автомобиля.
Теперь фотографии делаются по правилам, которые установлены в специальном чат-боте. Фотография не загрузится, если вы не заполните все обязательные для данного вида нарушения поля, в том числе с информацией о владельце объекта. Обработка информации происходит уже не вручную, а автоматически. Данные оперативно поступают в единую базу и попадают непосредственно к специалистам, которые работают с нарушениями. Теперь информация с одной фотографии расходится по всем контролирующим инстанциям муниципалитета автоматически. Благодаря автоматизации информация оперативно поступает исполнителям, которые занимаются ямочным ремонтом, а в случаях парковки на газонах — сотрудникам административной комиссии муниципалитета.
Огромный плюс в том, что в системе сохраняется история проблем, поэтому данные о них не теряются.
Еще одна сфера, где администрация успешно провела цифровую трансформацию, — работа с обращениями граждан.
ПРИМЕР 3. Раньше гражданин должен был лично подать заявление в орган власти либо написать туда через общественную приемную сайта. Ответа приходилось ждать 30 дней. Опрос местных жителей показал, что это слишком долго.
Мы предоставили гражданам возможность обратиться в администрацию города через социальные сети. На Сахалине такие обращения приравнены к официальным. Сообщение попадает в специальную систему. Сотрудники МКУ «Агентство по развитию города Южно-Сахалинска» отслеживают обращение, получают ответ от исполнителя и передают его в обработанном виде заявителю. Например, кто-то рассыпал грунт на дороге. Сообщение об этом пришло в аккаунт администрации. Учреждение сразу отработало запрос, и на место выехала уборочная техника.
Какие рабочие процессы переведены в электронный формат
На заметку: BPMN — это стандартизированный метод отображения блок-схем. Он позволяет создавать диаграммы, которые визуально моделируют этапы управленческого процесса, а затем обмениваться ими
10 межфункциональных рабочих процессов администрации Южно-Сахалинска переведены в электронный формат (см. список ниже). Все они были автоматизированы за счет объединения различных баз данных муниципальных информационных систем (МИС) и использования чат-ботов. Для этого на мощностях муниципалитета была внедрена универсальная интеграционная платформа. С ней мы интегрировали все существующие МИС, имеющие API — интерфейс взаимодействия между программными продуктами. Это позволило разместить на платформе цифровые сервисы, интегрированные с МИС, а также корректировать эти сервисы при их изменении в BPMN (Business Process Management Notation). Сейчас в работе еще 28 процессов, которые мы собираемся перевести в электронный формат.
10 рабочих процессов, которые городская администрация перевела в электронный формат
- Аттестация муниципальных служащих.
- Предоставление земельного участка, на котором расположено здание или сооружение.
- Формирование оперативной сводки по вопросам ГО и ЧС.
- Профилактика нарушений правил благоустройства.
- Дорожный контроль.
- Создание единой автоматизированной информационной системы планирования ФХД муниципальных предприятий городского округа.
- Заключение соглашения о перераспределении земель и земельных участков.
- Работа с обращениями граждан через социальные сети.
- Взаимодействие персонала по вопросам HR.
- Протокольные поручения мэра города.
Как мотивировали работников
Мы понимали, что для перехода к цифровой трансформации важно создавать дополнительную мотивацию для работников. Поэтому мы широко использовали систему премирования. Премии получают сотрудники департамента, которые смогли оптимизировать часть своей работы. Благодаря этому структурные подразделения администрации инициируют все новые и новые проекты оптимизации и цифровизации внутренних процессов, направленные на повышение эффективности работы муниципалитета.
Что будет дальше
Мэр Южно-Сахалинска Сергей Надсадин утвердил концепцию цифровой трансформации муниципалитета на срок до 2030 года. Документ занял более 100 страниц. В планах на 2022 год:
- обучение команды цифровой трансформации;
- дальнейшая оптимизация и цифровизация процессов;
- формирование реестра функций;
- внедрение в администрации города проектного управления, с помощью которого можно будет справляться с масштабными задачами, реализовывать крупные проекты.
Кроме того, в 2022 году мы планируем создать 3D-модель города. Это цифровой двойник Южно-Сахалинска с данными обо всех его объектах, улицах, зданиях, строениях, сооружениях и коммуникациях. Цель — поднять рейтинг муниципалитета в среде инвесторов. Используя 3D-модель, они смогут оценивать потенциальные точки для ведения бизнеса, наличие коммуникаций, их месторасположение. Это поможет оперативно принять решение об инвестировании в тот или иной проект или, напротив, отказаться от него.
К 2030 году администрация Южно-Сахалинска должна перейти к культуре служения. Это понятие включает совокупность установок и ценностей, нацеленных на обеспечение запросов и потребностей внешних и внутренних клиентов. Основой также станет матричная система управления. Это оптимальное сочетание проектной и процессной моделей управления.
Мы ожидаем, что формирование цифровой культуры начнется и в других муниципалитетах. В итоге все основные процессы в них перейдут под управление искусственного интеллекта.
На заметку: Основные цели концепции цифровой трансформации администрации Южно-Сахалинска до 2030 года
1. Оптимизировать основные процессы в муниципалитете и провести их цифровизацию, чтобы повысить производительность труда на 30 процентов.
2. Внедрить процессный подход и проектное управление.
3. Сформировать клиентоориентированную модель при оказании услуг.
4. Внедрить новые технологии во все аспекты деятельности администрации.
5. Интегрировать все информационные системы с универсальной интеграционной платформой.
6. Перевести большинство услуг в онлайн-режим.
7. Повысить эффективность деятельности администрации за счет цифровой трансформации при разумных затратах.
