В статье предупредим о неэффективных и опасных способах сэкономить резко подорожавшую бумагу. Не всякое решение, приемлемое для частной компании или предпринимателя, подходит органам МСУ и подведомственным учреждениям. Также предложим способы, которые можно смело применять при условии, что вы отразили правила во внутренних документах.
Способ 1. Использовать обратную сторону черновика
Один из наиболее популярных способов и в муниципалитетах, и в учреждениях. Чтобы снизить расход бумаги, служащие и работники распечатывают необходимое на чистой стороне черновиков. Также используют документы, которые по какой-то причине не пригодились, — например, лишние экземпляры докладов.
Риски и ограничения. В черновиках может оказаться информация, которую закон запрещает разглашать. К ней относятся:
- персональные данные служащих и работников;
- персональные данные получателей муниципальных услуг;
- сведения, составляющие государственную тайну;
- информация, доступ к которой ограничен;
- сведения о защищаемых лицах и об их имуществе.
Пример 1. Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, которые представляют муниципальные служащие и лица на муниципальных должностях, относятся к информации ограниченного доступа. Это сказано в части 3 статьи 8 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции». Посмотрите в таблице ниже, как наказывают должностных лиц и их работодателей за разглашение такой информации. Там же увидите штрафы за случайное раскрытие персональных данных.
Административные санкции за незаконное разглашение информации
| Нарушение | Для должностного лица | Для органа МСУ |
|---|---|---|
Разгласили информацию с ограниченным доступом(ст. 13.14 КоАП) |
Штраф от 40 тыс. до 50 тыс. руб. или дисквалификацияна срок до трех лет |
Штраф от 100 тыс. до 200 тыс. руб. |
Случайно раскрыли персональные данные наобратной стороне черновика (ч. 6 ст. 13.11 КоАП) |
Штраф от 8 тыс. до 20 тыс. руб. |
Штраф от 50 тыс. до 100 тыс. руб. |
Способ 2. Перейти на электронный документооборот
Отличный способ сэкономить не только бумагу, но и время, а также трудозатраты. Это показывает опыт многих российских муниципалитетов.
Пример 2. Администрация городского округа Когалым (ХМАО-Югра) внедрила электронный документооборот в сфере разработки, согласования и утверждения муниципальных правовых актов. Сотрудники и служащие начали заверять документы, в том числе письма и служебные записки, электронными подписями. Были разработаны шаблоны МПА с закрепленными областями. Создано единое информационное пространство с доступом к шаблонам. Благодаря настройке одновременного просмотра файлов ознакомиться с проектом могут сразу несколько сотрудников. Все это помогло сократить трудоемкость процесса на 184 тыс. человеко-часов и уменьшить бумажный документооборот на 637 тыс. листов в год. Время на создание и согласование проектов МПА удалось сократить в среднем на 25 процентов.
Также в Когалыме организовали процесс подготовки к совещаниям. Прежде на нее уходило до девяти рабочих дней. Служащие тратили много времени и бумаги на подготовку и распечатку материалов и документов. Чтобы сделать процесс более эффективным, в местной администрации:
- настроили участникам совещаний почтовую программу;
- организовали рассылку уведомлений о предстоящих совещаниях;
- разработали стандарт проведения совещания;
- разработали чек-лист для мониторинга подготовки к совещанию;
- создали шаблон презентации.
Стандартизация помогла сократить затраты времени в два раза.
Способ 3. Перейти на электронные расчетные листки
На заметку: Минтруд разрешил рассылать расчетные листки по электронной почте в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560
Отказаться от выдачи расчетных листков ради экономии бумаги бухгалтерия не вправе. Уже за первое нарушение орган МСУ накажут штрафом на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
В отличие от внедрения ЭДО, переход на электронные расчетные листки — задача, которую можно решить быстро. Проще всего использовать электронную почту. Не забудьте установить новый порядок в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда. Укажите, что работодатель высылает расчетные листки на адреса электронной почты сотрудников в день выдачи заработной платы за вторую половину месяца. Соберите с сотрудников заявления с просьбой высылать расчетные листки по электронной почте. Образец приложен ниже (скачать).
Способ 4. Использовать бумагу низкого качества
Закупка дешевой бумаги поможет сократить затраты, но грозит проблемами в будущем.
Рекомендация: Используйте для документов бумагу с плотностью не ниже 70 г/м2
Риски и ограничения. Принтеры не любят плохую бумагу, «жуют» ее. Вдобавок текст, подписи и печати на такой бумаге быстрее выцветают и расплываются. Из-за этого документы могут испортиться гораздо раньше, чем завершится срок их хранения. У многих бумаг он составляет от 50 до 75 лет. Это касается многих расчетных и кадровых документов. Договор аренды или субаренды недвижимого имущества, безвозмездного пользования им надо хранить как минимум 15 лет после завершения срока действия. А если объект относится к культурному наследию или находится в природоохранной зоне, договор придется хранить постоянно.
Способ 5. Умещать больше информации на один лист
Текстовые редакторы типа Word часто автоматически ставят слишком крупный шрифт. Уменьшите его, если нужно распечатать неофициальный рабочий документ в произвольной форме, например черновик доклада. На странице поместится больше текста, и бумаги уйдет меньше. Главное, чтобы документ был читаемым.
Риски и ограничения. Нельзя произвольно уменьшить шрифт, когда оформляете муниципальный правовой акт или другой официальный документ органа МСУ. Он должен соответствовать общим требованиям, которые указаны в инструкции по делопроизводству.
Документ: Росархив утвердил Методические рекомендации приказом от 24.12.2020 № 199. Они предназначены в том числе для органов МСУ
Следуйте общим требованиям, которые Росархив изложил в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству. Они соответствуют положениям ГОСТ Р 7.0.97-2016. Левое, верхнее и нижнее служебные поля должны быть не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм. Предусмотрите в инструкции по делопроизводству возможность создания документов на лицевой и оборотной сторонах листа.
Шрифт официального документа нельзя выбирать произвольно. ГОСТ Р 7.0.97-2016 требует использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров 12, 13, 14. Это должен быть аналог гарнитуры Times New Roman. При составлении таблиц можно использовать шрифты размеров 10, 11, 12. Установите межстрочный интервал от 1 до 1,5.
Способ 6. Поставить на учет бланки
Служба делопроизводства органа МСУ вправе вести учет использования бланков документов. Установите в инструкции по делопроизводству:
- подразделение или должностное лицо, которое будет отвечать за учет бланков;
- форму журнала учета бланков;
- порядок выдачи бланков структурным подразделениям, возврата и уничтожения испорченных бланков.
Риски и ограничения. Их нет.
Способ 7. Использовать компьютер вместо бумаги для записей и напоминаний
Чтобы создавать, хранить и редактировать заметки, можно использовать Google Keep. В качестве рабочего блокнота подойдет Evernote или OneNote.
Риски и ограничения. Вероятность того, что информация потеряется, невелика. Такое скорее произойдет с записями в блокноте или на отдельных листах.
