Системы электронного документооборота должны стать повседневной частью нашей жизни. Но пока большинство учреждений находится в переходном периоде. Узнайте, как организовать ЭДО в подведомственных учреждениях. В статье — ответы на вопросы, которые бухгалтеры сейчас присылают в экспертную поддержку и задают на вебинарах.
Распечатывать ли электронные документы
Нужно ли распечатывать электронные документы, заверять и хранить на бумаге или можно делать это только при необходимости?
Документ: Стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности...» утвержден приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н
Учреждение может хранить документы и регистры в электронном виде, а на печать их выводить только по запросу, например при проверках. Электронные документы и регистры имеют приоритет над бумажной формой. А в бумажном варианте документы и регистры составляют, если нет возможности их формировать и хранить в электронном виде. А также если законодательно установлено требование составлять и хранить документы исключительно на бумаге (п. 32 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности...»).
При этом, если учреждение обязано представлять бумажные копии электронных документов и регистров в государственный орган, оно должно изготавливать их за свой счет. Данные копии заверяют в соответствии с положениями учетной политики.
Принимать ли подтверждающие документы тоже в электронном виде
Учреждение переходит на ЭДО. Составлять авансовые отчеты подотчетники будут в электронном виде. Как быть с подтверждающими документами: кассовыми чеками, накладными от продавца? Их тоже требовать в электронном виде?
В разделах 1.1 и 1.2 отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) сотрудник учреждения указывает виды и количество подтверждающих расходы документов. При этом в Методических указаниях № 52н не сказано о каких-либо особенностях представления этих документов. Поэтому билеты, чеки с QR-кодом, маршрут-квитанции и т. д. могут быть в электронном виде. В этом случае их необходимо добавить к отчету как вложение к документу.
Также документы могут быть оформлены на бумаге. К отчету их прилагают в виде скан-копий. В учетной политике предусмотрите правила хранения бумажных подтверждающих документов. Закрепите обязанность подотчетного лица делать скан-копии представляемых документов.
Разрешены ли скан-копии для налогового учета
Важная деталь: ФНС поддерживает возможность использования в бухучете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухучета (письмо от 26.02.2021 № СД-4-3/2476)
Если можно принимать к бухучету скан-копии бумажных документов, то как в таком случае быть с налоговым учетом?
Регистры налогового учета формируются на основании данных бухгалтерского учета, оформленных первичными документами. Следовательно, правила, разработанные для формирования и хранения первичных документов, одинаково применимы для целей бухгалтерского и налогового учета.
Что будет, если не перейти на ЭДО с 2023 года
Что грозит учреждению за бумажный документооборот с 1 января 2023 года?
Обязанности применять исключительно электронный документооборот не установлено ни с 1 января 2023 года, ни с любой другой даты. Но отсутствие ЭДО в учреждении не может быть причиной неприменения документов и регистров, форма которых разработана для электронного обмена (письмо Минфина от 23.12.2020 № 02-07-10/116586). В этом случае документы и регистры составляют в бумажной форме.
Как хранить электронные документы
Считаем, что бумажный экземпляр надежнее. Электронный носитель может в любой момент выйти из строя, потребуются серьезные затраты на восстановление информации. Как все же хранить электронные документы?
Надежность современных систем хранения информации весьма высока. Кроме того, учреждение может воспользоваться системами внешнего хранения, например облачным хранилищем, в котором ответственность за хранение информации несет владелец ресурса. Он же за свой счет проводит работы по восстановлению информации в случае каких-либо сбоев. Учреждению в этом случае нужно будет заключить договор аренды облачного сервера.
Кому нужна электронная подпись
Потребуется ли оформить каждому сотруднику учреждения как минимум простую электронную подпись при переходе на ЭДО?
Документ: Унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета утверждены приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н
Есть два вида подписей. Простая электронная подпись формируется посредством использования кодов, паролей или иных средств и подтверждает авторизацию (идентификацию) определенного лица. Материальный ключ отсутствует. Усиленная электронная подпись формируется криптографическим преобразованием информации с использованием ключа.
Для каких документов применяется та или иная подпись, установлено в Методических указаниях № 52н и приказе № 61н. Для документов, создавать которые может любой сотрудник, например для авансового отчета, предусмотрена простая подпись, то есть нужна авторизация в системе ЭДО.
Какие электронные документы приоритетнее
Если наше учреждение при передаче имущества составит документ по приказу № 61н, а принимающая сторона использует форму из Методических указаний № 52н, будет ли это нарушением?
Документы из Методических указаний № 52н и приказа № 61н в данном случае не пересекаются, поэтому ситуация из вопроса в принципе невозможна. Возможен другой вариант: одно учреждение применяет ЭДО, второе еще нет. Тогда передачу или иной факт хозяйственной жизни следует оформить документами в бумажном виде, а учреждению, перешедшему на ЭДО, — сформировать и хранить скан-копии документов.
Как оформлять путевые листы при ЭДО
Важная деталь: Путевой лист может быть предъявлен при проверках сотрудникам ГИБДД на бумаге, либо в форме электронного документа, либо его копии на бумаге
В учреждении 10 машин и столько же водителей, закрепленных за конкретным автомобилем. Как составлять путевые листы при ЭДО?
Вопрос должны решать профильные технические специалисты, обеспечивающие создание и запуск системы ЭДО, с учетом требований приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В то же время вполне возможны и корректировки существующего порядка документооборота. Например, сегодня учреждение работает с бумажными путевыми листами. Их выписывают на конкретную машину и конкретного водителя на один день или рейс продолжительностью более одного дня. Такой подход реализуем и в случае, когда учреждение решает использовать электронные путевые листы. В учетной политике необходимо закрепить:
- лиц, ответственных за создание документа, логично, если это будут водители;
- иных лиц, подписывающих документ, таких как медработник, механик и др.;
- порядок и сроки движения документа и т. п.
Кому нужны подписи при кадровом ЭДО
В кадровых приказах — на отпуск, при приеме на работу и т. д. — сотрудник должен расписаться. Значит, у всех поголовно должны быть доступ и простая электронная подпись?
На заметку: Особенности и возможности электронного документооборота в сфере трудовых отношений определены статьей 22.1 ТК, а порядок применения электронных подписей в электронном кадровом документообороте установлен статьей 22.3 ТК
Простая подпись — это авторизация, и в данном случае она неприменима, поскольку подобные приказы создают работники кадровой службы, а не сотрудники, которых принимают на работу или отправляют в отпуск.
Вместе с тем необходимо отметить, что такая постановка вопроса неверна. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу, но не обязан этого делать. Это следует из части 1 статьи 68 ТК.
Документ, фиксирующий факт приема лица на работу, — трудовой договор. Его заключают в письменной форме (ст. 67 ТК). В электронной форме он может быть только при дистанционной работе.
Приказ о предоставлении отпуска также не является обязательным. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК). Он обязателен как для работодателя, так и для работника. График отпусков в утвержденном виде доводят до сведения всех работников. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК). Такое уведомление может быть составлено в свободной форме.
Какой документ составлять при компенсации расходов
Нужно ли составлять заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518), если аванс подотчетному лицу не выдавали, а будут компенсировать произведенные расходы?
Заявку-обоснование (ф. 0504518) применяют в случае выдачи авансов под отчет для осуществления закупки товаров, работ, услуг малого объема с использованием единого агрегатора торговли. Полагаем, что, если закупка производится иным способом, необходимости применять эту форму нет.
На заметку:
Документы в письменной форме
Часть 3 статьи 22.1 ТК устанавливает виды документов, которые нужно составлять в письменной форме. Это:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников;
- акты о несчастных случаях на производстве;
- приказы (распоряжения) об увольнении работника;
- документы, которые подтверждают, что работник учреждения проходил инструктажи по охране труда, в том числе документы, подписываемые работником лично.
